Jak świadomie zarządzać sobą w czasie?

Czas – zasób niezastąpiony i nieodnawialny, a przez to chyba najcenniejszy – zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Próbujemy go zatrzymać, wydłużyć, „skutecznie nim zarządzać”, oswoić za pomocą licznych narzędzi, tj, smartfony, aplikacje, kalendarze, przypominacze, post-ity… 

Mam dla ciebie dobrą i złą wiadomość. Zła jest taka, że czas jest zasobem zbyt ulotnym, by można byłoby go kontrolować czy organizować, natomiast dobra – że możesz organizować i kontrolować własne działania, czyli świadomie zarządzać SOBĄ W CZASIE. Zazwyczaj jesteśmy zabiegani przez 9-10 godzin dziennie, jakbyśmy brali udział w konkursie na największą liczbę wykonywanych (i przeważnie nieskończonych) zadań. Większość z nas ma świadomość tego, jak ogromne znaczenie ma sposób gospodarowania zasobami w dostępnym czasie, ale „po prostu nie ma czasu” nimi odpowiednio gospodarować.

Dlaczego wciąż „nie mamy czasu”?

Gdyby przeprowadzono badania nt. najczęściej wypowiadanej frazy, to sądzę, że „nie mam czasu” na pewno znalazłaby się na wysokiej pozycji. „Nie mamy czasu”: na przerwę, bo terminy gonią, a po godzinach przecież nikt zostawać nie chce; zweryfikować plan pod koniec dnia pracy, bo jedyne, o czym wtedy marzymy, to powrót do domu; zastanowić się, czy aktualnie wykonywanie zadanie jest ważne, bo przecież szybciej będzie je po prostu wykonać. Nie mamy czasu przeanalizować swój dzień pracy, więc nie wiemy, co zajmuje nam najwięcej czasu… W efekcie tego błędnego koła deadline’y niebezpiecznie zmieniają kolor na czerwony, a poziom naszej frustracji rośnie, wpływając negatywnie na motywację i skuteczność. Winni? Niezorganizowani współpracownicy, zbyt duża liczbę zadań, niecierpliwy i niezdecydowany szef, dezorganizacja w biurze, specyfika branży. 

Prawda jest taka, że „mamy czas”, tylko nie zawsze wykorzystujemy go w sposób racjonalny. Często wynika to z braku planowania, niskiego poziomu koncentracji, zaniedbania w zakresie wyznaczania priorytetów lub nierealistycznych, zbyt ambitnych celów, które sobie sami stawiamy.

No właśnie, to my sami najczęściej sabotujemy własny grafik. Wykonujemy zadania pilne dla współpracowników, a nie dla nas, ochoczo zgłaszamy się do pomocy przy innych projektach, planujemy pracę koncepcyjną w godzinach spadku energetycznego, zajmujemy się wieloma sprawami naraz, stawiamy sobie zbyt wysoką poprzeczkę. W rezultacie stale odraczamy wykonanie ważnych (i zazwyczaj trudnych) zadań, bo przecież „koniecznie MUSZĘ zrobić w tej chwili coś innego” (jak walczyć z prokrastynacją, czyli ciągłym zwlekaniem, dowiesz się z ramki poniżej).

Brak samokontroli jest świetną pożywką dla chaosu – liczne ASAPy, bliskie deadline’y, współpracownicy, którzy stale czegoś od nas chcą, brak efektów. W takich warunkach łatwo zgubić właściwy kierunek działania lub w ogóle zniechęcić się do pracy.

Najwyższy czas skutecznie zarządzać sobą w czasie!

Trzy kroki mają kluczowe znaczenie:

• Koncentracja

Pamiętaj, że jest ograniczonym pojemnikiem. Im więcej do niego wrzucasz, tym trudniej skupić Ci się na wykonywanym zadaniu – osiągasz gorsze efekty. Trudno zmienić otoczenie, w którym pracujesz, ale możesz nauczyć się skupiania uwagi i podejmować działania, które będą wspierać Twoją wydajność.

• Priorytetyzowanie

Nie chodzi o to, byś robił jak najwięcej, tylko byś robił to, co przyniesie wymierne rezultaty. Zgodnie z tzw. zasadą Pareto, w ciągu 20% czasu zużytego na zadanie, osiągasz 80% wyników, a 80% spraw zajmujących Twoją uwagę to sprawy niepotrzebne. Warto zrobić wyjątek od ulubionej reguły „nie mam czasu”, by przeanalizować dzień swojej pracy i ustalić hierarchię zadań. Koncentrując się na tym, co naprawdę ważne, osiągniesz wymierny efekt.

• Planowanie

Zamiast wykonywać zadania na czas, podejmuj świadome i konkretne kroki do realizacji wyznaczonego celu. Umiejętnie planując terminy i czas wykonania, maksymalizujesz swoją wydajność i pilnujesz, by zadania nie przedłużały się w czasie. Warto zaplanować nawet czynności nieplanowane, tj. sprawy nagłe i spontaniczne, przerwy czy „pożeracze czasu”. 

Chcesz efektywniej wykorzystywać dostępny czas? Pamiętaj, że motywacja jest tym, co pozwala zacząć, ale to nawyk jest tym, co pozwala nam wytrwać. By zrealizować wyznaczony cel, powinieneś więc zadbać o wyrobienie dobrych nawyków. Jednym z nich jest tworzenie planu na początku każdego dnia pracy i weryfikowanie go przed wyjściem do domu. Efektów nie da się przeoczyć – inwestujesz w planowanie 1% czasu potrzebnego na wykonanie zadania, a oszczędzasz nawet 1 godzinę dziennie!

POWODZENIA WE WDRAŻANIU DOBRYCH NAWYKÓW!!!